Cómo hacer el inventario de una tienda de moda sin cerrar la tienda

El inventario de una tienda no tiene por qué ser una noche entera con la persiana bajada. Por zonas, a ciegas y con el teléfono en la mano, se hace en horas de poca venta y sale más fiable.

El inventario clásico de una tienda de moda es un suplicio: se cierra un día, todo el equipo cuenta con hojas impresas, y al final sale una diferencia que nadie sabe de dónde viene. Hay una forma mejor, y no necesita cerrar.

Por zonas, no toda la tienda

La tienda se divide en zonas pequeñas: un mueble, una pared, una estantería de la trastienda. Cada zona se cuenta entera en un rato, en una hora de poca afluencia, y se da por cerrada. A lo largo de una o dos semanas se cubre toda la tienda sin que ninguna clienta lo note. La condición es que lo que se cuenta no se mueva mientras se cuenta: por eso la zona tiene que ser pequeña y contarse de una vez.

A ciegas

Quien cuenta no debe ver cuántas unidades espera el sistema. Si en la pantalla pone «4» y se encuentran 3, lo habitual es buscar la cuarta hasta encontrarla, o darla por buena. Contando a ciegas, escaneando cada prenda sin ver el total previsto, el número es el que es. La comparación con lo que debería haber la hace después la aplicación, no la persona.

Recontar solo lo que no cuadra

Cuando una zona sale con diferencias, no se vuelve a contar entera: se recuentan solo las referencias que no cuadran, otra persona si es posible. La mayoría de las diferencias desaparecen en el recuento (una prenda mal colgada, una talla leída dos veces). Las que persisten son las de verdad.

Qué hacer con las diferencias

• Las que tienen explicación (un traspaso no registrado, una devolución sin cerrar) se corrigen registrando lo que faltaba, no ajustando el stock a mano.
• Las que no la tienen se registran como faltantes, con fecha y zona. Son la base de la regularización contable y, sumadas, dicen dónde se pierde género.
• Las sobras también se registran: una prenda que aparece sin estar en el stock suele ser un error de recepción, y conviene saberlo.

Quién aprueba

El inventario lo cuenta la tienda, pero lo cierra central: revisa las diferencias que han quedado, aprueba la regularización y a partir de ahí el stock de la aplicación vuelve a ser el real. Si cada tienda ajustara su propio stock, el inventario dejaría de servir como control.