Compras por campaña en una multimarca: cómo controlar lo pendiente de entrega
En una multimarca se compra con meses de antelación a decenas de marcas, y lo difícil no es pedir: es saber en cada momento qué está pedido, qué ha llegado y qué falta.
Una empresa de moda multimarca compra la temporada antes de que empiece: la colección de invierno se cierra en primavera, con cada marca, y llega repartida en varias entregas entre agosto y noviembre. Con cinco marcas se lleva de memoria. Con treinta, lo que no está apuntado en un solo sitio se pierde: pedidos que no llegan y nadie reclama, entregas que llegan incompletas y se dan por buenas, y dinero comprometido que nadie sabe sumar.
Lo que hay que saber de cada pedido
- A quién se ha pedido, para qué campaña y en qué fecha de entrega prevista. La marca suele dar una ventana de entrega, no un día; conviene registrarla tal cual.
- Qué se ha pedido, por referencia, color y talla, con su precio de coste y el total del pedido.
- Qué se ha recibido ya, albarán a albarán, y qué queda pendiente de entrega.
- Qué se ha reclamado: diferencias, taras, retrasos. Y qué abonos están pendientes de llegar.
Con eso, la pregunta que se hace cada semana la persona de compras, «¿qué me falta por llegar y de quién?», se contesta en una pantalla, por marca y por fecha. Sin eso, se contesta llamando.
La recepción es donde se gana o se pierde
Cuando llega una entrega, lo que conviene es comparar lo que trae el albarán con lo que decía el pedido, bulto a bulto, en el momento. Las diferencias de cantidad se detectan abriendo la caja, no al cierre de temporada cuando ya no hay forma de demostrar nada. Si la aplicación tiene el pedido, la recepción es escanear y confirmar: lo que cuadra pasa, lo que no cuadra queda marcado y se reclama con el albarán delante.
Un detalle que se olvida: la mercancía recibida tiene que entrar en el stock con su coste real, el del pedido con sus descuentos. Es lo que después permite saber el margen de cada prenda y el valor del stock que queda al final de la temporada.
Cuánto comprar la próxima vez
La compra de la siguiente campaña debería salir de lo que se vendió en la anterior: por tienda, por tipo de prenda y por mes, con el crecimiento que la empresa se proponga. No de la sensación de la última feria. Si esa información está registrada, la necesidad de compra se calcula antes de ir a ver las colecciones, y la visita al proveedor es para elegir modelos, no para adivinar cantidades.
Señales de que las compras se llevan mal
- Nadie sabe decir, sin mirar correos, cuánto dinero hay comprometido en pedidos pendientes.
- Las reclamaciones a las marcas se hacen tarde, o no se hacen, porque no se detectó la diferencia al recibir.
- Hay abonos pendientes de hace meses de los que nadie se acuerda.
- Se compra para todas las tiendas la misma curva de tallas y las mismas cantidades.